William Thomson Kelvin, un reconocido físico y matemático británico, en el siglo XIX les dio una enseñanza de suma importancia a sus estudiantes. ¨Lo que no se define no se mide, lo que no se mide no mejora y lo que no mejora, se degrada siempre.
En la situación actual de incertidumbre, es aplicable por completo esta enseñanza, puesto que ayuda a la mejora de eficiencia en cualquier departamento de compras. Los sistemas para medir resultados que coloque el departamento, deben ir junto a los objetivos, tanto de la compañía como de los demás departamentos.
La necesidad que se tiene de cuantificar riesgos, medir resultados y desviaciones, contribuye con gran cantidad de información útil para el negocio. Es igual importancia considerar y medir los hechos del pasado, como los del futuro de la empresa.
De esta forma se ve y mide con antelación sucesos futuros, sin llevar este registró y previsión sería imposible llegar a una planificación correcta. Si no se cuenta con un sistema de medición no se podrá realizar una correcta gestión, los objetivos deben estar precisados, para llegar a la meta de un progreso que se sostenga.
¿Se puede identificar cuáles son los indicadores que den resultados realmente óptimos?
No podemos cometer la equivocación, de al encontrar los cuadros de mando, tomar todos los indicadores que imaginemos. Pues aun no los conocemos, ni sabemos si crearan o no, valor para el negocio.
Lo que sise debe hacer es buscar y conocer, cuales son los indicadores, realistas, alcanzables, cuantificables, medibles y específicos. Identificar que creen valores añadidos al cuadro de mando, esto va a depender de cada compañía.
La frase menos es más, en este tema encaja perfectamente, por eso se debe identificar qué medidas son necesarias para el negocio. Crear un cuadro de mando ad hoc también es necesario, así se logra no gastar tiempo, con indicadores poco útiles.
Existe un factor de importancia que debe considerarse a la hora de crear un cuadro de mando, es la búsqueda. Debe ser simple, en forma de lectura de datos y en la interpretación y presentación.
Se tiene que tener en cuenta que cualquier cuadro de mando debe ser interpretado de manera sencilla, por cualquier integrante del negocio u organización. La mayor parte de los departamentos de compras, motivan a sus empleados con un sistema de objetivos con bonos por objetivos cumplidos.
Se debe incluir dentro del cuadro de mando mediciones variables de eficiencia y productividad del departamento. Así se logra llevar un orden de objetivos alcanzados pendientes, identificar eficiencia individual de cada miembro del negocio.
En cualquier departamento lo que tiene más importancia es mantener el talento, identificar potencial y la eficiencia de cada uno. Los departamentos de compra, cometen un error comúnmente, establecer solo indicadores girando en el concepto ¨ahorro¨.
Esto trae como consecuencia poner al departamento de compras en un lugar donde no se quiere estar, en una función de ajustes de precios. Además, al estar en búsqueda de bajos precios, se puede caer en conseguir proveedores con un rendimiento decadente.
Las compras se deben basar en lo contrario, es necesario tener un lazo de partner con los proveedores valiosos. Ya que estos dan valor al negocio, mediante proyectos de contribución, creación de nuevos productos, nuevos materiales y bienes que mejoren la planificación.
El lugar de donde los indicadores sacan la información es bastante importante, puesto que si los datos de origen tienen errores, el cuadro no servirá. Lo recomendable es con antelación, auditar la fuente de datos, creando parámetros buenos y un proceso de información antes de crear el cuadro.
El propósito de esta auditoria es que en el de ahora en adelante se tenga la constancia de que no se volverá a caer en errores antiguos. Agilizando procesos de toma de decisiones, guiados de información actualizada, las compañías que sigan estos consejos llevan ventaja en el mercado.
¿Ventajas de un cuadro de mando?
La visualización completa, simple y rápida, de toda la información, para abarcar un control mayor sobre el departamento. En la actualidad existen herramientas de gran ayuda de Business Intelligence, con las que se puede calcular la lectura de datos con buena presentación.